Hysbysiad preifatrwydd yr archwiliad clinigol cenedlaethol

Mae Coleg Brenhinol y Seiciatryddion (y Coleg) yn cynnal sawl archwiliad clinigol cenedlaethol sy’n casglu data ar gydymffurfio â safonau cytunedig ac yn darparu adroddiadau wedi’u meincnodi i Ymddiriedolaethau GIG/sefydliadau lleol ynghylch cydymffurfiaeth a pherfformiad.

Nod yr archwiliadau yw gwella ansawdd y gofal a ddarperir i grŵp o ddefnyddwyr gwasanaethau a amlygir (cleifion), fel rhai sydd â dementia mewn ysbytai cyffredinol. Ar hyn o bryd, mae’r Coleg yn cynnal yr archwiliadau canlynol:

• Archwiliad Cenedlaethol o Ddementia;
• Archwiliad Clinigol Cenedlaethol o Orbryder ac Iselder;
• Archwiliad Clinigol Cenedlaethol o Seicosis. Sylwch fod a rhybudd preifatrwydd ar wahân ar gyfer archwiliad 2021/2022. 

Y Coleg yw’r prosesydd data ar gyfer y wybodaeth rydych yn ei darparu i ni fel rhan o archwiliad clinigol cenedlaethol. Cyllidwr yr archwiliadau clinigol cenedlaethol, sef y Bartneriaeth Gwella Ansawdd Gofal Iechyd, yw’r rheolydd data ar gyfer y data a gyflwynir i archwiliadau clinigol cenedlaethol.

Os oes gennych chi unrhyw ymholiadau am y broses neu sut rydym yn trin eich gwybodaeth, cysylltwch â ni ar dataprotection@rcpsych.ac.uk

Ffynonellau gwybodaeth a ddefnyddir gan archwiliadau clinigol cenedlaethol

Cyflwynir gwybodaeth am ofal defnyddwyr gwasanaethau i’r archwiliad perthnasol gan yr Ymddiriedolaethau GIG neu sefydliadau sy’n darparu gofal wedi’i ariannu gan y GIG i ddefnyddwyr gwasanaethau.

Mae’r rhan fwyaf o wybodaeth yn cael ei chasglu o gofnodion ysbytai, ond efallai bydd rhywfaint yn cael ei chasglu yn benodol at ddibenion yr archwiliad. Cyflwynir data trwy offeryn diogel ar y we.

Cynhelir diogelwch a chyfrinachedd trwy ddefnyddio cyfrineiriau a’r broses gofrestru.

Rhoddir ffugenw i’r wybodaeth a gyflwynir ynghylch gofal defnyddwyr gwasanaethau. 

Ni all timau’r archwiliad clinigol cenedlaethol adnabod y defnyddiwr gwasanaeth unigol o’r wybodaeth maen nhw’n ei derbyn.

Mae’r Ymddiriedolaethau GIG neu sefydliadau unigol sy’n darparu gofal a ariennir gan y GIG yn cadw’r wybodaeth sydd ei hangen i gysylltu defnyddiwr gwasanaeth penodol â’r wybodaeth a gyflwynir am ofal yr unigolyn.

Hefyd, mae’r archwiliadau clinigol cenedlaethol yn casglu gwybodaeth ynglŷn â chofrestru yn uniongyrchol gan Ymddiriedolaethau GIG neu sefydliadau sy’n darparu gofal a ariennir gan y GIG i helpu i reoli’r archwiliad, fel manylion cyswllt ar gyfer yr unigolion sy’n gyfrifol am weithredu’r archwiliad yn lleol.

Mae rhai archwiliadau clinigol cenedlaethol yn casglu gwybodaeth o ffynonellau eraill, fel staff sy’n darparu gofal a thriniaeth ac, mewn rhai achosion, gan ddefnyddwyr gwasanaethau, eu teuluoedd, ffrindiau neu ofalwyr.

Cyflwynir y data trwy offeryn diogel trydydd parti ar y we, neu holiaduron papur a dderbynnir trwy’r post, wedi’u rhagdalu.

Mae’r data a gesglir gan ddefnyddwyr gwasanaethau, eu teuluoedd, ffrindiau neu ofalwyr yn ddienw.

Beth fyddwn ni’n ei wneud â’r wybodaeth a ddarparwch?

Bydd yr holl wybodaeth a ddarparwch yn cael ei defnyddio at y diben y darparoch y wybodaeth ar ei gyfer yn unig, neu i gyflawni gofynion busnes, cyfreithiol neu reoliadol os oes angen.

Ni fydd yr archwiliadau clinigol cenedlaethol yn rhannu unrhyw wybodaeth a ddarparwyd i ni ag unrhyw drydydd parti at ddibenion marchnata.

Cedwir y wybodaeth mewn canolfannau data diogel yn yr Undeb Ewropeaidd ac UDA, sy’n cydymffurfio â safonau diogelwch ISO 27001.

Bydd y wybodaeth a ddarparwch yn cael ei chadw’n ddiogel gennym ni a/neu ein proseswyr data, p’un a yw’r wybodaeth ar fformat electronig neu ddiriaethol.

Dim ond aelodau staff sy’n gweithio ar yr archwiliad unigol all gael mynediad at yr holl ddata, a’r proseswyr data, gan ddibynnu ar gymeradwyaeth.

Cedwir holl ddata’r archwiliad mewn ardaloedd cyfyngedig, wedi’i amddiffyn gan gyfrinair ac wedi’i amgryptio.

Mae’r archwiliadau clinigol cenedlaethol yn cyhoeddi adroddiadau ar y data cyfanredol ar lefel Ymddiriedolaeth y GIG/sefydliad, y Grŵp Comisiynu Clinigol ac ar lefelau rhanbarthol a chenedlaethol ar adegau penodol yn ystod y rhaglen archwilio.

Byddwn yn defnyddio manylion cyswllt staff yn yr Ymddiriedolaeth GIG, neu’r sefydliad sy’n darparu gofal wedi’i ariannu gan y GIG, rydych yn eu darparu i ni wrth gofrestru, er mwyn cysylltu â chi ac yn gysylltiedig ag unrhyw berthynas barhaus gyda’r archwiliad clinigol cenedlaethol perthnasol.

Gallwch ofyn i’r wybodaeth beidio â chael ei defnyddio i gyfathrebu â chi am ddigwyddiadau, neu fathau eraill o gyfathrebu, fel cylchlythyron.

Pa wybodaeth rydym yn gofyn amdani, a pham?

Nid yw’r archwiliadau clinigol cenedlaethol yn casglu mwy o wybodaeth na sydd ei hangen arnom i gyflawni'r dibenion a nodwyd gennym, ac ni fyddwn yn ei chadw am gyfnod hwy na’r angen.

Defnyddir y wybodaeth y gofynnwn amdani naill ai i gadw cofnod ohonoch ac i gysylltu â chi, neu er mwyn asesu cydymffurfiaeth yn erbyn y safonau archwilio cytunedig a darparu adroddiadau wedi’u meincnodi ynghylch cydymffurfiaeth a pherfformiad.

Rydym yn prosesu:

• Data am ddemograffeg, gan gynnwys oedran, rhyw, ethnigrwydd;
• Gwybodaeth cyfle cyfartal. Nid yw’r wybodaeth hon yn orfodol – os na fyddwch yn ei darparu, ni fydd yn effeithio ar eich statws gyda’r coleg. Ni fydd y wybodaeth hon ar gael i unrhyw aelodau staff y tu hwnt i’r coleg mewn ffordd a allai ddatgelu pwy ydych chi. Defnyddir unrhyw wybodaeth a ddarparwch er mwyn cynhyrchu a monitro ystadegau cyfle cyfartal dienw yn unig, ac i hyrwyddo amrywiaeth a chydraddoldeb.
• Data am ofal, gan gynnwys dyddiad ac amser derbyn, yr ymyriadau a dderbyniwyd (e.e. meddyginiaeth, therapïau seicolegol), prosesau gofal;
• Data am ganlyniadau, gan gynnwys dyddiad rhyddhau, dychwelyd i’r ysbyty, cyrchfan rhyddhau a gwelliannau clinigol (e.e. sgoriau ar fesurau canlyniadau fel HoNOS).

Defnyddio proseswyr data

Mae proseswyr data yn drydydd partïon sy’n prosesu data i ni. Mae gennym gontractau ar waith gyda’n proseswyr data.

Mae hyn yn golygu na allant wneud unrhyw beth gyda’r wybodaeth oni bai ein bod ni wedi rhoi cyfarwyddyd iddynt i wneud hynny.

Rhoddir ffugenw i’r holl wybodaeth a ddarperir i’n proseswyr data ac ni fyddant yn rhannu eich gwybodaeth bersonol gydag unrhyw sefydliad oni bai amdanom ni.

Byddant yn ei chadw’n ofalus am y cyfnod rydym yn ei bennu. 

Y proseswyr data rydym yn eu defnyddio yw:

• Darparwyr meddalwedd/lletywyr ar gyfer cronfeydd data sy’n cadw’r data (Snap Surveys Ltd a Formic);
• Ystadegwyr allanol er mwyn dadansoddi adrannau data dienw yn fanwl.

Am ba mor hir rydym yn cadw’r wybodaeth?

Mae contract y Coleg gyda’r Bartneriaeth Gwella Ansawdd Gofal Iechyd ar gyfer yr archwiliadau clinigol cenedlaethol yn para am dair blynedd, gydag estyniad posibl o ddwy flynedd.

Cedwir y data dienw a gesglir fel rhan o’r archwiliad clinigol cenedlaethol am gyfnod yr archwiliad ac am bum mlynedd ar ôl ei gwblhau.

Y sail gyfreithiol dros brosesu

Mae’r archwiliadau clinigol cenedlaethol yn prosesu data dan Erthygl 6(1)(e) y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) sy’n ein caniatáu i brosesu data os gwneir hyn er lles y cyhoedd, neu wrth gyflawni awdurdod swyddogol a roddwyd i’n rheolydd data, sef y Bartneriaeth Gwella Ansawdd Gofal Iechyd.

Cyfrinachedd

Mae’r wybodaeth am ddefnyddwyr gwasanaethau, aelodau’r teulu, ffrindiau a gofalwyr a dderbynnir ac a reolir gan dimau’r archwiliad clinigol cenedlaethol yn cael ei thrin yn gyfrinachol. 

Mae’r wybodaeth ar gael i dimau’r archwiliad gyda ffugenw, a’r unig ffordd o wybod pwy yw’r cleifion unigol yw os bydd yr Ymddiriedolaeth GIG/sefydliad sy’n cyflwyno’r wybodaeth yn defnyddio’r rhestrau defnyddwyr gwasanaethau wedi’u codio a gedwir ganddynt.

Ni all timau’r archwiliad clinigol cenedlaethol gael mynediad at y rhestrau hyn.  

Ni fydd timau’r archwiliad yn cyhoeddi gwybodaeth a all ddatgelu pwy yw defnyddwyr gwasanaethau unigol, teulu, ffrindiau neu staff, na chaniatáu i drydydd partïon gael mynediad i’r data.

Mae’r wybodaeth yn cael ei chadw’n gyfrinachol ac yn ddiogel fel a ganlyn:

• Mae’r holl adroddiadau’n cynnwys data cyfanredol ar y lefel berthnasol (cenedlaethol, rhanbarthol, y Grŵp Comisiynu Clinigol, Ymddiriedolaeth y GIG/y sefydliad);
• Yn holl gyhoeddiadau’r archwiliad, adolygir y wybodaeth ystadegol er mwyn sicrhau bod y risg o gael eich adnabod mor isel â phosibl a, phan fydd hynny’n angenrheidiol, mae niferoedd bach yn cael eu cuddio. Mae’r asesiad hwn yn dilyn canllawiau a gyhoeddir gan y Swyddfa Ystadegau Gwladol - Adolygiad o Ddosbarthu Ystadegau Iechyd: Arweiniad ar Gyfrinachedd.

Eich hawliau

Dan Ddeddf Diogelu Data 2018, gan gynnwys y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR), mae gennych hawliau fel unigolyn y gallwch eu harfer mewn perthynas â’r wybodaeth sydd gennym ni amdanoch.

Beth os nad ydw i eisiau i’m gwybodaeth gael ei defnyddio gan yr archwiliad?

Gall defnyddwyr gwasanaethau ddewis optio allan o’r archwiliad. Ni fydd optio allan o’r archwiliad yn effeithio ar y gofal y mae defnyddiwr gwasanaethau’n ei dderbyn.

Am ragor o wybodaeth am sut i optio allan o’r archwiliad, cysylltwch â’ch sefydliad/Ymddiriedolaeth GIG lleol yn uniongyrchol, gan nad yw timau archwilio’n meddu ar wybodaeth adnabyddadwy defnyddwyr gwasanaethau.

Cwynion neu ymholiadau

Mae’r Coleg yn trin unrhyw gwynion a dderbyniwn am y ffordd rydym yn defnyddio data personol o ddifrif.

Rydym yn annog pobl i roi gwybod i ni os byddant yn credu bod y ffordd rydym yn casglu neu’n defnyddio gwybodaeth yn annheg, yn gamarweiniol neu’n amhriodol.

Os ydych chi eisiau cyflwyno cwyn am y ffordd rydym ni wedi prosesu eich gwybodaeth bersonol, gallwch gysylltu â ni gan ddefnyddio’r manylion ar waelod yr hysbysiad hwn.

Hefyd, gallwch gwyno i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth yn uniongyrchol:

Wycliffe House Waterlane Wilmslow Cheshire SK9 5AF

Gwefan: http://www.ico.org.uk/

Ffôn: 0303 123 1113

Sut i gysylltu â ni

Os hoffech wybodaeth am ein polisi preifatrwydd, gallwch anfon neges e-bost atom ar dataprotection@rcpsych.ac.uk neu ar y cyfeiriad isod:

Data Protection Officer
Royal College of Psychiatrists
21 Prescot Street
London
E1 8BB

Darllenwch ein hymwadiad.